schmidt.ZULASSUNGSDIENST

Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Ihre Daten werden vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften (insbesondere DSGVO) behandelt. Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung auf – auch im Zusammenhang mit unserem Online-Formular zur Kfz-Zulassung, der Zahlungsabwicklung und der Identitätsprüfung.

2. Verantwortlicher

Zulassungsdienst Schmidt
Inhaber: Wladislav Schmidt
Feldstraße 48
52070 Aachen
Telefon: +49 179 7426887
E-Mail: info@zulassungsdienst-schmidt.com

3. Hosting

Diese Website wird bei Vercel Inc. gehostet. Beim Aufruf der Website erhebt Vercel automatisch technische Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Seite, Browsertyp), um die Website auszuliefern und deren sicheren, störungsfreien Betrieb zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb der Website). Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag auf Grundlage des von Vercel bereitgestellten Data Processing Addendum.

4. Cookies und ähnliche Technologien

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, u. a. zur Absicherung des Kundenbereichs und des internen Verwaltungsbereichs (Anmeldesitzung) sowie zur Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung selbst. Für den Zugriff auf diese technisch notwendigen Cookies ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich; ihre Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Google Analytics oder andere optionale, einwilligungsbedürftige Technologien sind derzeit nicht aktiv. Sollten wir ein solches Werkzeug künftig wieder einsetzen, geschieht dies ausschließlich nach Ihrer vorherigen, im Cookie-Banner eingeholten Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); diese Datenschutzerklärung wird in diesem Fall vorab entsprechend ergänzt.

5. Online-Formular und Entwürfe

Wenn Sie über unser Online-Formular eine Kfz-Zulassung in Auftrag geben, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben (u. a. Name, Adresse, Kontaktdaten, Angaben zu Fahrzeug und gewünschtem Vorgang) sowie die von Ihnen hochgeladenen Dokumente, um die von Ihnen beauftragte Zulassung durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung).

Sie können die erforderlichen Angaben selbst eingeben oder uns die dafür vorgesehenen Unterlagen als Foto bereitstellen. Hochgeladene Fotos verwenden wir zur eigenen Prüfung und Übernahme der für Ihren Auftrag erforderlichen Angaben. Wir übermitteln diese Fotos nicht an Zulio oder LE Signs. An diese Dienstleister übermitteln wir die für die Antragstellung erforderlichen Angaben zu Ihrer Person, Ihrem Fahrzeug und dem beauftragten Vorgang (siehe Ziffer 8). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ihre Angaben werden zunächst als Entwurf gespeichert und erst nach Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse endgültig übernommen. Ein nicht abgeschlossener Entwurf verfällt nach 48 Stunden und wird danach automatisiert geprüft; die tatsächliche Löschung samt der dazu hochgeladenen Dateien erfolgt spätestens eine weitere Stunde später, also innerhalb von höchstens 49 Stunden nach Anlage des Entwurfs.

6. Anmeldung per Magic Link

Zur Anmeldung in Ihrem Kundenbereich und zur sicheren Zuordnung Ihrer Angaben senden wir Ihnen einen einmaligen Anmeldelink („Magic Link“) per E-Mail zu. Ein Passwort ist nicht erforderlich. Hierfür setzen wir den Dienst Supabase ein (siehe Ziffer 9).

7. Zahlungsabwicklung über Stripe

Die Bezahlung unseres Festpreises wickeln wir über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited ab. Die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (u. a. Zahlungsbetrag, Zuordnung zu Ihrem Vorgang, je gewählter Zahlart ggf. Name und IBAN) werden an Stripe übermittelt; Ihre eigentlichen Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) geben Sie direkt bei Stripe ein und erreichen unsere eigenen Systeme nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag auf Grundlage der von Stripe bereitgestellten Data Processing Agreement.

8. Zulio und LE Signs: Antragstellung, Identifizierung und Signierung

Für die digitale Vorbereitung und Durchführung der Antragstellung setzen wir Zulio UG (haftungsbeschränkt) und LE Signs GmbH ein. Zulio übernimmt den technischen Softwarebetrieb; LE Signs übernimmt die operative Vorgangsbearbeitung und die Kommunikation über die Großkundenschnittstelle. Für diese Verarbeitung besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Für erforderliche Identifizierungen und Signaturen erhalten Sie einen externen Link. Die dabei geltenden Anbieterinformationen und Bedingungen werden Ihnen im jeweiligen Verfahren angezeigt. Wir selbst speichern von diesem Schritt ausschließlich das Ergebnis (erfolgreich/ fehlgeschlagen) und den Zeitpunkt, keine Ausweis- oder Vollmachtsdokumente. Die für die Antragstellung erforderlichen Vollmachts-, Einwilligungs- und Belehrungsnachweise werden nach den vertraglichen Vorgaben von Zulio/LE Signs aufbewahrt (gesetzliche Einwilligungserklärungen nach §§ 38, 39 FZV bis zum Ende des dritten Jahres nach ihrer Abgabe) – eine Löschung bei uns bewirkt keine Löschung dort. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), da die Antragstellung und die damit verbundene Identitätsprüfung Voraussetzung der von Ihnen beauftragten Zulassung sind.

9. Eingesetzter Dienstleister: Supabase

Für die technische Umsetzung des Online-Formulars (Datenbank, Anmeldung per Magic Link, Speicherung hochgeladener Dokumente) nutzen wir den Dienst Supabase. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Mit Supabase besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag auf Grundlage des von Supabase bereitgestellten Data Processing Addendum. Unsere Datenbank wird in der Region „West EU (Ireland)“ (eu-west-1) betrieben, also innerhalb der EU. Das schließt nicht aus, dass Supabase im Rahmen des Dienstbetriebs (z. B. Support, technische Wartung) in begrenztem Umfang auch außerhalb der EU auf Daten zugreifen kann; in diesem Fall stützt sich die Übermittlung auf die im Auftragsverarbeitungsvertrag vereinbarten Garantien (u. a. EU-Standardvertragsklauseln).

10. Eingesetzter Dienstleister: Resend (E-Mail-Versand)

Automatisierte E-Mails (z. B. Bestätigungslinks, Statusmitteilungen zu Ihrem Vorgang, Vertragsbestätigung) versenden wir über den Dienst Resend. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag auf Grundlage des von Resend bereitgestellten Data Processing Addendum.

11. Kontaktaufnahme per WhatsApp, Telefon oder E-Mail

Wenn Sie uns per WhatsApp, Telefon oder E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben zwecks Bearbeitung der Anfrage und für mögliche Rückfragen gespeichert. Bei einer Kontaktaufnahme über WhatsApp verarbeitet der Anbieter WhatsApp Ireland Limited zusätzlich Daten entsprechend seinen eigenen Datenschutzbestimmungen; hierauf haben wir keinen Einfluss. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

  • Nicht abgeschlossene Entwürfe: automatisierte Löschung innerhalb von höchstens 49 Stunden nach Anlage (siehe Ziffer 5).
  • Unbezahlte Anfragen, die Sie nicht weiterverfolgen, werden nach 48 Stunden ohne eine von unserem System erfasste weitere Bearbeitung Ihrerseits zur Bereinigung vorgesehen. Die Prüfung erfolgt regelmäßig im Abstand von sechs Stunden. Eine Bereinigung findet nur statt, wenn keine erfolgreiche oder ausstehende Zahlung vorliegt. Noch offene Zahlungssitzungen werden zuvor sicher geschlossen. Bei unklarem Zahlungsstatus wird die Bereinigung zurückgestellt und erneut geprüft.
  • Nicht mehr benötigte Bearbeitungsfotos sowie einmalig verwendete Angaben, insbesondere Sicherheitscodes, Reservierungs-PIN, eVB-Nummer und die IBAN für das Kfz-Steuermandat, werden 30 Tage nach vollständigem Abschluss Ihres Vorgangs zur Löschung fällig. Dies gilt auch für Geburtsdatum und Geburtsort, soweit diese Angaben anschließend nicht mehr benötigt werden. Die Bereinigung erfolgt im nächsten regulären täglichen Löschlauf. Fehlgeschlagene Löschungen werden erneut verarbeitet. Technische Löschprotokolle enthalten keine Kopie der gelöschten Inhalte. Erforderliche Rechnungs-, Vertrags- und Leistungsnachweise (u. a. Fahrzeugidentifikationsnummer, Kennzeichen und Dokumentnummern) unterliegen gesonderten Aufbewahrungsregeln; das rechtfertigt nicht automatisch die weitere Speicherung vollständiger Bearbeitungsfotos oder nicht mehr benötigter Sicherheitscodes. Unabhängig davon können Sie die Löschung jederzeit vorab gesondert bei uns beantragen (siehe Ziffer 13).
  • Ihr Vorgangsportal und die dort bereitgestellten Abschlussdokumente stehen Ihnen für drei Kalendermonate nach vollständigem Abschluss Ihres Vorgangs zur Verfügung. Das Ende der Bereitstellung wird im Portal angezeigt. Nach Ablauf dieser Frist endet der Zugriff auf den betreffenden Vorgang; die Portaldateien werden im nächsten regulären Löschlauf bereinigt. Ein Download löst keine vorzeitige Löschung aus. Für andere noch verfügbare Vorgänge bleibt Ihr Zugang bestehen. Bei Rechnungen betrifft diese Bereinigung nur die Kopie im Kundenportal. Der erforderliche Buchhaltungsnachweis wird getrennt und zugriffsbeschränkt entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.
  • Rechnungen und sonstige Buchungsbelege bewahren wir grundsätzlich acht Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der jeweilige Beleg entstanden ist. Für aufbewahrungspflichtige empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe gilt grundsätzlich eine Frist von sechs Jahren ab Ende des Kalenderjahres des Empfangs beziehungsweise Versands. Maßgeblich sind insbesondere § 147 Abs. 1 Nr. 2 bis 4, Abs. 3 und 4 AO sowie, soweit anwendbar, § 257 HGB. Gesetzliche Verlängerungen und abweichende Pflichten im Einzelfall bleiben unberührt.

  • Zur Dokumentation Ihres Auftrags und zur Geltendmachung oder Abwehr möglicher Rechtsansprüche bewahren wir die hierfür erforderlichen Vorgangs-Kerndaten sowie Vertrags- und Leistungsnachweise auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

    Wir prüfen die weitere Erforderlichkeit quartalsweise. Die reguläre Löschprüfung erfolgt ab dem 1. Januar des vierten Kalenderjahres nach dem Abschlussjahr. Bei einem Abschluss im Jahr 2026 beginnt diese Prüfung beispielsweise ab dem 1. Januar 2030. Diese betriebliche Regel betrifft ausschließlich noch erforderliche Nachweise; die zuvor beschriebenen kürzeren Fristen für Bearbeitungsdaten und Portalunterlagen bleiben bestehen.

    Den Versandverlauf zugehöriger E-Mails beziehen wir grundsätzlich in dieselbe Prüfung ein. Eigenständige gesetzliche Aufbewahrungspflichten, besondere Fristen und laufende Rechtsstreitigkeiten berücksichtigen wir gesondert. Entfällt der Aufbewahrungszweck und besteht kein anderer erforderlicher Speichergrund, bereinigen wir die betreffenden Daten.

    Kunden- und Anmeldekontodaten werden nur weiter gespeichert, soweit sie noch zur Zuordnung oder Bearbeitung anderer Vorgänge oder zur Erfüllung fortbestehender Pflichten erforderlich sind. Das Ende der Portalbereitstellung verlängert sich dadurch nicht. Wir stellen kein dauerhaftes Kundenprofil für spätere Aufträge bereit.

    Erforderliche FZV-Einwilligungs- und Belehrungsnachweise unterliegen ihrer gesonderten Aufbewahrungsregel. Ihre Datenschutzrechte können Sie unabhängig von unseren regelmäßigen Prüfungen ausüben.

13. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@zulassungsdienst-schmidt.com

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In NRW ist dies der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: www.ldi.nrw.de

14. Widerruf Ihrer Einwilligung

Eine bereits erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Eine formlose Mitteilung per E-Mail genügt.

15. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.